La déclaration des salaires auprès de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) constitue une obligation annuelle pour les employeurs du Québec. Elle consiste à transmettre les renseignements relatifs aux salaires versés aux employé·e·s, lesquels seront utilisés par la CNESST pour établir le montant des cotisations exigibles pour l’année.
La déclaration des salaires 2025 doit être transmise à la CNESST au plus tard le 15 mars 2026. En cas de cessation des activités de l’entreprise, cette déclaration doit être acheminée à la CNESST dans un délai maximal de 45 jours suivant la date de départ du dernier ou de la dernière employé·e. Tout retard dans la transmission de la déclaration des salaires peut entraîner l’imposition d’une pénalité variant de 25 $ à 2 500 $. De plus, si le total des versements périodiques est inférieur aux montants exigés en fonction des salaires déclarés, une pénalité équivalant à 15 % de l’écart sera appliquée et indiquée sur l’avis de cotisation.
La déclaration des salaires comprend huit lignes distinctes servant à établir les montants à déclarer à la CNESST. Une attention particulière doit être portée à la ligne 5, où doit être inscrite la rémunération versée aux personnes admissibles à la protection personnelle, si celle-ci a été incluse préalablement à la ligne 1. Il est également important d’indiquer à la ligne 7 le montant total des excédents, soit la portion de la rémunération qui dépasse le maximum annuel assurable applicable à chaque travailleur ou travailleuse. Pour l’année 2025, ce maximum est fixé à 98 000 $, ou à 1 879,56 $ par semaine pour les employeurs dont les activités économiques permettent l’application du maximum hebdomadaire assurable. L’utilisation du calcul du maximum hebdomadaire assurable est permise si l’employeur verse au moins 40 % de ses salaires bruts dans une ou plusieurs unités de classification parmi celles du secteur de la construction.
Lorsqu’un employeur s’est vu attribuer plus d’une unité de classification par la CNESST, il doit préparer un document détaillant le calcul du salaire annuel assurable versé à l’ensemble de ses employés. Ce document doit également préciser la répartition de ces salaires entre les différentes unités de classification, en fonction des activités exercées par chaque employé·e. Il est également important de noter que les employeurs détenant au moins deux unités parmi les unités 69960 ou 80030 à 80250 doivent produire un document distinct concernant les contrats liés aux travaux visés par ces unités. Ces documents doivent être préparés au plus tard le 14 mars 2026 et ne doivent pas être transmis avec la déclaration des salaires. Ils doivent toutefois être conservés pendant une période de six ans, au cas où la CNESST en ferait la demande.
Après réception, la CNESST procédera à l’évaluation de la déclaration des salaires et fournira aux employeurs un avis de cotisation ajustant, à la hausse ou à la baisse, le montant total des cotisations à verser pour l’année visée. Vous pourriez donc avoir droit à un remboursement si vos versements périodiques ont été plus élevés que la cotisation finale calculée par la CNESST ou devoir payer un montant supplémentaire dans le cas contraire.
Pour tout savoir quant à la façon de procéder, ou pour tout détail relativement à la déclaration des salaires annuels, n’hésitez pas à consulter le « Guide de la déclaration des salaires 2025 ».
La déclaration des salaires peut être transmise au moyen des espaces sécurisés de la CNESST. Vous pouvez utiliser l’option « MonEspace CNESST » si vous y avez accès. Si vous avez reçu des codes d’accès par la poste, vous pouvez aussi les utiliser afin de soumettre votre déclaration des salaires en ligne ou les transmettre à la personne responsable de votre déclaration des salaires, le cas échéant. Si vous utilisez l’une de ces options afin de produire votre déclaration des salaires, notez qu’il ne faut pas retourner de formulaire papier à la CNESST.
Si vous préférez utiliser le formulaire papier*, vous pouvez l’envoyer par la poste à l’adresse suivante :
CNESST
Direction de la cotisation des employeurs
C.P. 2000, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 0H7
Pour plus d’informations, communiquez directement avec la CNESST, au cnesst.gouv.qc.ca ou, par téléphone, au 1 844 838-0808.
*Notez que vous devrez communiquer avec la CNESST par téléphone pour obtenir un formulaire papier de la Déclaration des salaires.
Note aux lecteurs et lectrices :
Rédigé uniquement à des fins d’information, cet article ne constitue pas un avis juridique. Les lecteurs et lectrices ne devraient pas agir ou s’abstenir d’agir uniquement en fonction de cet article. Il est de leur responsabilité de consulter des ressources professionnelles reconnues pour obtenir des conseils spécifiques à leur problématique.
